Een onzekere fotodatum vastleggen zonder hem als feit te presenteren
Bij oude foto’s weet je soms wel wie erop staat, maar niet wanneer de opname is gemaakt. Je kunt de foto toch vindbaar bewaren. Scheid wat je zeker weet van een schatting en laat de oorspronkelijke bestanden ongemoeid.
Noteer de aanwijzing, niet alleen de conclusie
Schrijf bijvoorbeeld: vermoedelijk zomer 1998, afgeleid van het vakantiealbum. Daarmee blijft duidelijk waarom je die periode noemt. Een latere vondst kan de schatting veranderen zonder dat iemand hoeft te raden waar de oude datum vandaan kwam.
Een leeftijd, kledingstuk of seizoen kan een aanwijzing zijn, maar is niet altijd nauwkeurig genoeg voor een specifieke dag. Vermeld geen exacte datum alleen omdat het formulier of de mapindeling daar mooier van wordt.
Gebruik een apart tekstbestand of een mapnotitie
Bij een werkmap kun je een eenvoudig tekstbestand bewaren met de bekende namen, plaats en onzekerheid. Zet erbij op welke foto’s de notitie slaat. Een korte omschrijving is al bruikbaarder dan een datum die nergens wordt uitgelegd.
Noteer geen gevoelige persoonlijke gegevens die niet nodig zijn om de foto’s te begrijpen. Deel de map later niet automatisch inclusief alle notities. Wat handig is voor je eigen archief, hoeft niet geschikt te zijn voor iedere ontvanger.
Bewaar de mogelijkheid om terug te komen op je keuze
Houd de oorspronkelijke bestandsnamen zichtbaar in je notitie als je werkkopieën een andere naam geeft. Dan kun je een vondst terugkoppelen naar de bron. Probeer hernoemen eerst met een paar kopieën, niet met een complete bibliotheek.
Vind je later een betrouwbare datum, werk dan de notitie bij en vermeld waarop de nieuwe informatie berust. De oude schatting hoef je niet als feit te laten staan. Juist door onzekerheid vanaf het begin te noteren, blijft het archief controleerbaar.